Politique de Confidentialité
Dernière mise à jour : Janvier 2025
Avis juridique : Cette politique est fournie à titre informatif. Pour toute question juridique spécifique concernant vos données personnelles, nous vous recommandons de consulter un avocat spécialisé.
Chez Scholarium, la protection de vos données est une priorité absolue. Cette politique explique en toute transparence quelles données nous collectons, pourquoi nous les collectons, et comment nous les protégeons. Notre engagement : zéro revente de données, hébergement 100% français, et conformité totale au RGPD.
🏢 1. Identité du Responsable de Traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
- Raison sociale : Scholarium SAS (en cours de constitution)
- Adresse postale : [À compléter lors de l'immatriculation]
- Email général : contact@scholarium.fr
- Délégué à la Protection des Données (DPO) : dpo@scholarium.fr
📋 2. Données Collectées
2.1 Données que VOUS nous fournissez
📧 Inscription liste d'attente
Nom, prénom, adresse email, nom de l'école, nombre d'élèves, téléphone (optionnel)
👤 Compte utilisateur (application)
Nom complet, adresse email, numéro de téléphone, rôle dans l'école (directeur, enseignant, parent), photo de profil (optionnelle)
🎓 Données élèves (uniquement dans l'application)
Nom, prénom, date de naissance, classe, informations de contact des parents. Ces données ne sont collectées QUE dans l'application Scholarium utilisée par votre école, jamais sur le site marketing.
💳 Données de facturation
Nom ou raison sociale, adresse de facturation, numéro SIRET/SIREN (écoles), email de facturation
2.2 Données collectées automatiquement
- ▸ Cookies analytics : Google Analytics ou Plausible Analytics (respectueux de la vie privée)
- ▸ Données de connexion : Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
- ▸ Données de navigation : Pages visitées, temps passé, liens cliqués
- ▸ Logs techniques : Erreurs, performances, sécurité (conservation 12 mois)
2.3 Données que nous NE collectons PAS ❌
- ✗ Numéros de sécurité sociale
- ✗ Informations bancaires complètes (gérées par Stripe, certifié PCI-DSS)
- ✗ Données médicales ou de santé
- ✗ Données dites "sensibles" (origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses)
🎯 3. Finalités du Traitement
Nous collectons vos données uniquement pour les finalités suivantes :
Fournir le service
Gestion de votre école, accès à l'application, fonctionnalités de gestion élèves/classes/facturation
Facturation et comptabilité
Génération de factures, suivi des paiements, obligations légales comptables
Support technique
Répondre à vos questions, résoudre problèmes techniques, formations personnalisées
Amélioration produit
Analytics anonymisées pour comprendre l'usage et améliorer l'expérience
Communication
Informer sur nouvelles fonctionnalités, mises à jour importantes, newsletters (avec consentement)
Sécurité
Prévention de la fraude, détection des abus, protection contre les cyberattaques
🚫 Ce que nous ne faisons JAMAIS avec vos données
- ❌ Revente à des tiers (zéro monétisation de vos données)
- ❌ Publicité ciblée externe (pas de tracking publicitaire)
- ❌ Partage avec des partenaires commerciaux non essentiels au service
⚖️ 4. Base Légale du Traitement
Conformément au RGPD, chaque traitement de données repose sur une base légale :
📄 Exécution du contrat
Le traitement de vos données est nécessaire pour vous fournir le service Scholarium (création compte, gestion école, support).
✓ Consentement
Pour les cookies analytics et les newsletters marketing, nous recueillons votre consentement explicite (opt-in). Vous pouvez le retirer à tout moment.
📚 Obligation légale
Conservation des données comptables et fiscales (factures, paiements) pendant 10 ans, conformément au Code de commerce français.
🛡️ Intérêt légitime
Pour la sécurité de l'application (logs, détection de fraude), l'amélioration du produit (analytics anonymisées), et la relation client.
🇫🇷 5. Hébergement et Localisation des Données
🏢 Hébergement
Fournisseur : OVH (entreprise française)
Localisation serveurs : 100% France (datacenter OVH Roubaix ou Gravelines)
🔒 Conformité
- ✓ Hébergeur certifié ISO 27001
- ✓ Conforme RGPD et loi française
- ✓ Pas de transfert hors Union Européenne
- ✓ Données soumises au droit français
🛡️ Engagement : Vos données ne quittent JAMAIS le territoire français. Aucun transfert vers les États-Unis ou d'autres pays hors UE.
⏱️ 6. Durée de Conservation des Données
| Type de données | Durée de conservation | Base légale |
|---|---|---|
| Données utilisateurs actifs | Pendant la durée de l'abonnement + 3 ans | Relation contractuelle |
| Données comptables (factures, paiements) | 10 ans après fin exercice | Obligation légale (Code commerce) |
| Données élèves | Durée scolarité + durée définie par l'école | Choix de l'école (contrôleur de données) |
| Cookies analytics | 13 mois maximum | Consentement (CNIL) |
| Logs techniques (sécurité, erreurs) | 12 mois | Intérêt légitime (sécurité) |
| Liste d'attente (prospects) | 3 ans après dernière interaction | Consentement (peut être retiré) |
Note : À l'issue de ces délais, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.
🔐 7. Mesures de Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation :
Chiffrement des données
En transit : SSL/TLS (HTTPS obligatoire)
Au repos : Chiffrement AES-256 de la base de données
Authentification renforcée
Mots de passe hashés (bcrypt), authentification à deux facteurs (2FA) disponible, sessions sécurisées avec expiration automatique
Sauvegardes automatiques
Backup quotidien chiffré, stockage géographiquement distribué en France, tests réguliers de restauration
Protection infrastructuréelle
Pare-feu applicatif (WAF), protection DDoS, monitoring 24/7, journalisation des accès
Contrôle d'accès
Principe du moindre privilège, accès aux données strictement limité aux collaborateurs autorisés, audits réguliers des accès
Audits de sécurité
Tests de pénétration réguliers, audits de code, veille sur les vulnérabilités, mises à jour de sécurité automatiques
✋ 8. Vos Droits RGPD
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
🔍 Droit d'accès
Obtenir une copie de toutes vos données personnelles que nous détenons, dans un format structuré et lisible.
✏️ Droit de rectification
Corriger les données inexactes ou incomplètes vous concernant. Vous pouvez modifier la plupart de vos données directement dans votre compte Scholarium.
🗑️ Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")
Demander la suppression de vos données personnelles, sauf si nous avons une obligation légale de les conserver (ex: données comptables 10 ans).
📦 Droit à la portabilité
Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (CSV, JSON), et les transmettre à un autre responsable de traitement.
🚫 Droit d'opposition
Vous opposer à certains traitements de vos données, notamment pour la prospection commerciale (newsletters).
⏸️ Droit à la limitation
Demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances (contestation de l'exactitude, traitement illicite).
↩️ Droit de retirer votre consentement
Pour les traitements basés sur votre consentement (cookies analytics, newsletters), vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
📧 Comment exercer vos droits ?
Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre Délégué à la Protection des Données (DPO) :
Email : dpo@scholarium.fr
Merci de joindre une copie de votre pièce d'identité pour vérification (nous protégeons vos données contre les accès frauduleux).
Délai de réponse : Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum de 1 mois (conformément au RGPD). En cas de demande complexe, ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires (vous en serez informé).
🤝 10. Sous-traitants et Partenaires
Nous faisons appel à des prestataires de confiance pour fournir le service Scholarium. Tous sont sous contrat de traitement de données (DPA - Data Processing Agreement) et respectent le RGPD.
| Partenaire | Service fourni | Localisation | Certifications |
|---|---|---|---|
| OVH | Hébergement cloud, serveurs, base de données | 🇫🇷 France | ISO 27001, HDS |
| Stripe | Paiements sécurisés (cartes bancaires) | 🇪🇺 UE (Irlande) | PCI-DSS Level 1, RGPD |
| SendGrid / Mailgun | Envoi d'emails transactionnels (notifications, factures) | 🇪🇺 UE | RGPD, DPA signé |
| Plausible Analytics | Analytics respectueux de la vie privée (optionnel) | 🇪🇺 UE (Allemagne) | RGPD-compliant, open-source |
| Google Analytics 4 | Analytics (si utilisé, mode vie privée activé) | 🌍 USA (clauses contractuelles types) | Anonymisation IP, consentement requis |
🔒 Garanties : Tous nos sous-traitants ont signé un accord de traitement de données (DPA) conforme au RGPD, s'engageant à protéger vos données avec le même niveau de sécurité que nous. Nous ne partageons que les données strictement nécessaires au service rendu.
🚨 11. Notifications de Violation de Données
En cas de violation de données personnelles (fuite, piratage, accès non autorisé), nous nous engageons à :
Notification à la CNIL
Notification de la violation à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) dans un délai de 72 heures, si la violation présente un risque pour vos droits et libertés (conformément à l'article 33 du RGPD).
Notification aux personnes concernées
Si la violation présente un risque élevé pour vos droits (ex: données sensibles compromises), nous vous informerons directement par email dans les plus brefs délais, avec des recommandations pour protéger votre compte.
Mesures correctives immédiates
Mise en place de mesures pour limiter les dégâts (blocage des accès compromis, changement de mots de passe, renforcement sécurité), enquête approfondie pour identifier la cause, et mise en place de mesures préventives.
🛡️ Prévention : Nous mettons tout en œuvre pour prévenir les violations de données : audits de sécurité réguliers, formation de l'équipe, monitoring 24/7, et mise à jour constante de nos systèmes de protection.
👶 12. Données des Mineurs
Rôle de Scholarium : Sous-traitant (processeur de données)
Scholarium ne collecte jamais directement les données personnelles d'enfants de moins de 16 ans. Voici notre cadre juridique :
🏫 L'école = Contrôleur de données
C'est votre école qui décide quelles données élèves collecter, comment les utiliser, et combien de temps les conserver. L'école est le responsable de traitement (data controller) des données élèves.
🔧 Scholarium = Sous-traitant
Scholarium est un sous-traitant (data processor) qui fournit l'infrastructure technique pour stocker et traiter ces données. Nous agissons uniquement selon les instructions de l'école, conformément au contrat DPA (Data Processing Agreement).
👨👩👧 Consentement parental
Il appartient à l'école de recueillir le consentement des parents pour l'utilisation de Scholarium (conformément à l'article 8 du RGPD pour les mineurs de moins de 16 ans). Nous fournissons des modèles de formulaires de consentement conformes au RGPD.
📚 Ressources pour les écoles : Nous mettons à disposition des écoles clientes un kit de conformité RGPD incluant : modèles de formulaires de consentement parental, registre de traitement pré-rempli, politique de confidentialité adaptable pour l'école.
🔄 13. Modifications de cette Politique
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment pour :
- • Refléter des changements dans nos pratiques ou nos services
- • Se conformer à de nouvelles obligations légales ou réglementaires
- • Améliorer la clarté et la transparence de nos engagements
📧 Comment serez-vous informé ?
En cas de modification significative affectant vos droits :
- ✓ Notification par email aux utilisateurs actifs
- ✓ Bannière d'information sur l'application
- ✓ Date "Dernière mise à jour" visible en haut de cette page
- ✓ Délai de 30 jours minimum pour prendre connaissance des changements
Votre usage continu du service après modification constitue votre acceptation de la politique révisée. Si vous n'acceptez pas les modifications, vous pouvez fermer votre compte à tout moment.
📞 14. Contact & Réclamation
Des questions sur vos données personnelles ?
📧 Contactez notre DPO
Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits RGPD :
Réponse sous 1 mois maximum (RGPD)
💬 Support général
Pour les questions sur le service Scholarium :
Réponse sous 48h ouvrées
🏛️ Droit de réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :
En ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
Par courrier :
CNIL - Service des Plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Nous prenons votre vie privée au sérieux
Des questions sur cette politique de confidentialité ? Notre équipe est là pour vous répondre.