Conformité IEN 2025 : Checklist Complète pour Écoles Hors Contrat

L’inspection de l’Inspecteur d’Académie (IEN) est le moment le plus redouté par les directeurs d’écoles hors contrat. Mais avec une bonne préparation, elle peut se passer sereinement et même devenir une opportunité de valoriser votre travail.

Voici la checklist complète 2025 pour être prêt le jour J.

Comprendre l’Inspection IEN

Objectif de l’Inspection

L’Inspecteur d’Académie vient vérifier que votre école respecte l’obligation d’instruction définie par le Code de l’éducation (article L. 131-1-1).

Ce qu’il vérifie :

• Les élèves acquièrent-ils le socle commun de connaissances, de compétences et de culture ?
• L’enseignement est-il de qualité ?
• Les enseignants sont-ils qualifiés ?
• Les locaux sont-ils adaptés ?
• Les registres légaux sont-ils tenus à jour ?

Ce qu’il ne vérifie PAS :

• Que vous suivez les programmes de l’Éducation Nationale (vous êtes libre de votre pédagogie)
• Que vos élèves ont la même progression qu’une école publique
• Votre organisation interne (tant qu’elle est cohérente)

Fréquence des Inspections

Légalement : Au moins une fois par an (en théorie).

En pratique : Tous les 2-3 ans (les IEN sont débordés).

Exception : Inspection de contrôle si le rapport précédent était négatif (6 mois après le premier rapport).

Déroulement Type

1. Notification (2-4 semaines avant)

• Courrier du Rectorat vous informant de la date
• Liste des documents à préparer
• Nom de l’inspecteur

2. Jour J (4-6 heures)

• Accueil de l’inspecteur, présentation de l’école
• Visite des locaux
• Observation de séances pédagogiques (1-2h)
• Consultation de cahiers d’élèves
• Examen des registres et documents administratifs
• Entretiens avec les enseignants
• Entretien final avec le directeur

3. Rapport (15 jours à 2 mois après)

• Rapport écrit envoyé au Rectorat et à l’école
• Points positifs et négatifs
• Recommandations ou mises en demeure

Checklist Complète : Documents et Registres

📋 1. Registres Légaux Obligatoires

Registre des Élèves Inscrits

Contenu obligatoire :

• ✅ Nom, prénom, date de naissance
• ✅ Adresse complète de l’élève
• ✅ Nom, prénom, adresse des parents ou responsables légaux
• ✅ Date d’entrée dans l’établissement
• ✅ Date de sortie (si applicable)
• ✅ Classe et niveau

Format : Papier ou numérique (Scholarium génère automatiquement)

Conservation : 5 ans minimum après départ de l’élève

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Registre d’Appel (Présences Quotidiennes)

Contenu obligatoire :

• ✅ Liste de tous les élèves
• ✅ Présence quotidienne (cocher chaque jour)
• ✅ Absences justifiées ou non
• ✅ Signature de l’enseignant

Format : Cahier papier OU logiciel (Scholarium automatise)

Conservation : 5 ans minimum

Astuce : Un logiciel évite les oublis et garantit la conformité (export en 1 clic pour l’inspection).

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Registre du Personnel

Contenu obligatoire :

• ✅ Nom, prénom, date de naissance
• ✅ Adresse complète
• ✅ Qualifications et diplômes
• ✅ Date d’embauche
• ✅ Fonction occupée
• ✅ Date de départ (si applicable)

Documents associés :

• Copies des diplômes
• CV
• Extrait de casier judiciaire (bulletin n°3)

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📄 2. Documents Administratifs

Déclaration d’Ouverture

• ✅ Copie du récépissé de déclaration au Rectorat
• ✅ Copie de la déclaration à la Mairie
• ✅ Copie de la déclaration au Procureur de la République

Pourquoi : Prouver que l’école a été déclarée légalement.

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Pièces d’Identité et Casiers Judiciaires

Pour le directeur :

• ✅ Pièce d’identité
• ✅ Extrait de casier judiciaire (bulletin n°3, < 3 mois)

Pour chaque enseignant :

• ✅ Pièce d’identité
• ✅ Extrait de casier judiciaire (bulletin n°3, < 3 mois)

Attention : Les casiers doivent être récents (moins de 3 mois). Pensez à les renouveler avant l’inspection.

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Diplômes et Qualifications

Pour chaque enseignant :

• ✅ Copies des diplômes (Licence, Master, CRPE, AMI Montessori, etc.)
• ✅ CV détaillé (études, expériences professionnelles)
• ✅ Attestations de formations (pédagogie alternative, formation continue)

Ce que vérifie l’IEN :

• Niveau de diplôme (Licence minimum, Master conseillé)
• Formation pédagogique (AMI, Steiner, CRPE, etc.)
• Expérience (stages, remplacements, années d’enseignement)

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Statuts et Documents Juridiques

Si association (Loi 1901) :

• ✅ Statuts de l’association
• ✅ Récépissé de déclaration en Préfecture
• ✅ Composition du bureau (président, trésorier, secrétaire)

Si société (SARL, SAS) :

• ✅ Statuts de la société
• ✅ Extrait Kbis (< 3 mois)
• ✅ Composition de la direction

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🎓 3. Documents Pédagogiques

Projet Pédagogique

Contenu :

• ✅ Présentation de la pédagogie (Montessori, Steiner, Freinet, classique, etc.)
• ✅ Fondements théoriques (auteurs de référence, principes clés)
• ✅ Mise en œuvre pratique (organisation des classes, matériel, journée type)
• ✅ Lien avec le socle commun de connaissances et de compétences

Format : Dossier de 10-20 pages

Astuce : Expliquez clairement comment votre pédagogie permet aux élèves d’acquérir le socle commun (même si vous ne suivez pas les programmes de l’Éducation Nationale).

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Progressions Pédagogiques

Pour chaque classe/niveau :

• ✅ Progression en français (lecture, écriture, grammaire, vocabulaire)
• ✅ Progression en mathématiques (numération, calcul, géométrie, mesures, problèmes)
• ✅ Progression en histoire-géographie
• ✅ Progression en sciences
• ✅ Progression en arts, EPS, langue vivante

Format : Tableau par période (trimestre ou semestre)

Exemple :

Période	Français	Mathématiques	Sciences
Sept-Oct	Lettres rugueuses (a-e), Alphabet mobile (composer mots)	Barres rouges, Numération 1-10	Observation des saisons (automne)
Nov-Déc	Dictées muettes (mots simples), Lecture (mots)	Numération 11-20, Addition (perles dorées)	Cycle de l’eau

Astuce Montessori : Adaptez vos progressions au langage Montessori (activités, matériel) tout en montrant le lien avec les compétences du socle commun.

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Suivi Individuel des Élèves

Pour chaque élève :

• ✅ Dossier de suivi (activités réalisées, compétences acquises)
• ✅ Exemples de travaux (cahiers, productions, photos de matériel utilisé)
• ✅ Observations qualitatives (concentration, autonomie, progrès, difficultés)

Format : Dossier papier OU logiciel (Scholarium trace automatiquement)

Ce que vérifie l’IEN :

• Les élèves progressent-ils ?
• Les compétences du socle commun sont-elles travaillées ?
• Y a-t-il un suivi régulier et personnalisé ?

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Bulletins ou Livrets d’Évaluation

Contenu :

• ✅ Évaluations régulières (2-3 par an minimum)
• ✅ Description des compétences acquises ou en cours
• ✅ Appréciations qualitatives
• ✅ Recommandations pour la période suivante

Format : Livret papier OU numérique (Scholarium génère des bulletins narratifs automatiquement)

Astuce : Même si vous ne mettez pas de notes (Montessori, Steiner), vous devez montrer que vous évaluez les progrès.

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🏫 4. Documents Relatifs aux Locaux

Attestations de Conformité

• ✅ Procès-verbal de la Commission de Sécurité (ERP)
• ✅ Attestation de conformité électrique
• ✅ Attestation de conformité gaz (si applicable)
• ✅ Plan d’évacuation incendie (affiché dans chaque salle)
• ✅ Registre de sécurité incendie (vérifications extincteurs, alarme)

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Assurances

• ✅ Attestation d’assurance responsabilité civile de l’école
• ✅ Attestations d’assurance individuelle des élèves (ou demande aux familles)
• ✅ Assurance du personnel

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📅 5. Calendrier et Organisation

Emploi du Temps

Pour chaque classe :

• ✅ Emploi du temps hebdomadaire
• ✅ Répartition des matières (français, maths, sciences, arts, EPS, etc.)
• ✅ Temps de récréation, déjeuner
• ✅ Heures d’enseignement total (24h/semaine minimum)

Attention : Montrez que vous respectez les 24 heures d’enseignement hebdomadaire (même si votre organisation est différente d’une école classique).

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Calendrier Scolaire

• ✅ Dates de rentrée et de vacances
• ✅ Jours fériés
• ✅ Nombre de jours d’école dans l’année (minimum 144 jours, soit environ 36 semaines)

Astuce : Vous pouvez avoir un calendrier différent de l’Éducation Nationale, mais vous devez respecter le minimum de jours d’enseignement.

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Checklist par Calendrier : Quand Faire Quoi ?

🕒 3 Mois Avant l’Inspection (Préparation Continue)

• ✅ Tenir à jour les registres légaux (élèves, appel, personnel)
• ✅ Documenter vos progressions pédagogiques (que faites-vous en français, maths, etc. ?)
• ✅ Constituer un dossier par élève (activités réalisées, exemples de travaux)
• ✅ Rédiger ou mettre à jour votre projet pédagogique
• ✅ Archiver les bulletins (2-3 par an par élève)

Astuce : Avec un logiciel comme Scholarium, ces tâches sont automatisées (registres, progressions, suivi élèves).

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🕐 1 Mois Avant l’Inspection (Réception du Courrier)

• ✅ Vérifier que tous les registres sont complets et à jour
• ✅ Renouveler les casiers judiciaires (si > 3 mois)
• ✅ Préparer les dossiers enseignants (diplômes, CV, casiers)
• ✅ Rassembler les documents administratifs (déclarations, statuts, assurances, ERP)
• ✅ Préparer les dossiers élèves (suivi, cahiers, exemples de travaux)
• ✅ Relire votre projet pédagogique (pour pouvoir en parler avec aisance)

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🕛 1 Semaine Avant l’Inspection

• ✅ Nettoyer et ranger les locaux (salles de classe, toilettes, espaces communs)
• ✅ Préparer un espace d’accueil pour l’inspecteur (bureau, chaises, café)
• ✅ Rassembler tous les documents dans un classeur ou dossier numérique accessible
• ✅ Informer les enseignants du déroulement (pas de panique, restez naturels)
• ✅ Prévenir les familles (l’inspection peut impliquer des observations en classe)
• ✅ Répéter votre présentation de l’école (5-10 minutes) : pédagogie, effectifs, équipe, locaux

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⏰ Jour J : Pendant l’Inspection

Accueil (15-30 min) :

• ✅ Accueillez l’inspecteur chaleureusement mais professionnellement
• ✅ Présentez votre école : projet pédagogique, effectifs, équipe
• ✅ Expliquez votre organisation : ambiances, emplois du temps, calendrier
• ✅ Fournissez un plan des locaux

Visite (1-2h) :

• ✅ Guidez l’inspecteur dans l’école (classes, toilettes, cour, locaux annexes)
• ✅ Montrez le matériel pédagogique (Montessori, bibliothèque, sciences, etc.)
• ✅ Restez calme et transparent (assumez vos choix pédagogiques)

Observation de séances (1-2h) :

• ✅ Laissez l’inspecteur observer librement
• ✅ Les enseignants continuent leur travail normalement (pas de mise en scène)
• ✅ L’inspecteur peut poser des questions aux élèves (c’est normal)

Examen des documents (1-2h) :

• ✅ Présentez vos registres, progressions, dossiers élèves
• ✅ Soyez disponible pour répondre aux questions
• ✅ Montrez votre organisation (logiciel, classeurs, etc.)

Entretien final (30 min) :

• ✅ L’inspecteur vous fait un retour oral (positif ou négatif)
• ✅ Prenez des notes
• ✅ Posez des questions si un point n’est pas clair
• ✅ Ne vous justifiez pas excessivement (restez professionnel)

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📝 Après l’Inspection

Sous 15 jours à 2 mois :

• ✅ Vous recevez le rapport écrit officiel
• ✅ Lisez-le attentivement
• ✅ Si positif : félicitations ! Archivez-le.
• ✅ Si négatif ou avec recommandations : répondez par écrit sous 15 jours
  • Expliquez les actions correctives que vous allez mettre en place
  • Donnez un calendrier de mise en conformité
  • Restez constructif

Si rapport très négatif :

• Vous avez généralement 6 mois pour vous mettre en conformité
• Une inspection de contrôle aura lieu
• En dernier recours (si non-conformité persistante) : fermeture administrative

Important : Un rapport négatif ne signifie pas automatiquement la fermeture. C’est une opportunité d’améliorer votre école.

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Les Erreurs à Éviter

❌ 1. Improviser

Erreur : « On verra bien le jour J. »

Conséquence : Documents manquants, registres incomplets → rapport négatif.

Solution : Préparez-vous 3 mois à l’avance minimum.

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❌ 2. Registres Incomplets ou en Retard

Erreur : Registre d’appel pas à jour, élèves manquants dans le registre des inscrits.

Conséquence : Manquement légal grave → mise en demeure.

Solution : Utilisez un logiciel (Scholarium) pour automatiser et garantir la conformité.

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❌ 3. Absence de Progressions Pédagogiques

Erreur : « On fait Montessori, l’enfant choisit son activité, on ne peut pas planifier. »

Conséquence : L’inspecteur estime que vous n’avez pas de projet pédagogique structuré.

Solution : Montrez vos progressions Montessori (activités par aire, par niveau) en expliquant le lien avec le socle commun.

👉 Approfondir : Lisez notre guide Pédagogies Alternatives et Outils Numériques pour concilier liberté pédagogique et conformité.

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❌ 4. Enseignants Non Qualifiés

Erreur : Enseignants sans diplôme ni formation pédagogique.

Conséquence : Rapport négatif, demande de remplacement des enseignants.

Solution : Recrutez des enseignants diplômés (Licence minimum, Master idéal) et/ou formés à votre pédagogie.

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❌ 5. Être sur la Défensive

Erreur : Considérer l’inspecteur comme un ennemi, se justifier agressivement.

Conséquence : Ambiance tendue, rapport moins bienveillant.

Solution : Restez calme, professionnel, transparent. L’inspecteur vérifie la conformité, pas votre idéologie. Assumez vos choix avec sérénité.

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Scholarium : Votre Allié pour la Conformité

Comment Scholarium Vous Aide à Réussir Votre Inspection

1. Registres Légaux Automatiques

• ✅ Registre des élèves inscrits : généré automatiquement, toujours à jour
• ✅ Registre d’appel : présences quotidiennes tracées, export en 1 clic
• ✅ Registre du personnel : dossiers complets, documents archivés

Résultat : Export pour inspection en 2 clics, conformité garantie.

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2. Progressions Pédagogiques Structurées

• ✅ Tableaux de progression par matière et par élève
• ✅ Activités Montessori/Steiner/Freinet pré-remplies (personnalisables)
• ✅ Lien automatique avec les compétences du socle commun

Résultat : Vous montrez une pédagogie structurée et cohérente.

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3. Dossiers Élèves Complets

• ✅ Suivi individuel : activités réalisées, observations, progrès
• ✅ Bulletins narratifs générés automatiquement
• ✅ Historique complet depuis l’inscription

Résultat : Vous prouvez que chaque élève progresse.

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4. Documents Administratifs Centralisés

• ✅ Tous vos documents dans un espace sécurisé
• ✅ Diplômes, casiers judiciaires, assurances archivés
• ✅ Alertes si document expire (casier > 3 mois)

Résultat : Rien n’est oublié, tout est à jour.

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5. Support Inspection

• ✅ Guide de préparation à l’inspection (checklist)
• ✅ Modèles de documents (projet pédagogique, progressions)
• ✅ Accompagnement téléphonique si besoin

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Témoignages d’Écoles Inspectées

École Montessori de Lyon (45 élèves)

« Notre première inspection était en octobre. Nous utilisions Scholarium depuis septembre. L’inspecteur a été impressionné par nos registres parfaitement tenus et nos progressions claires. Export en 2 clics, inspection positive. » — Sophie, Directrice

École Freinet de Toulouse (30 élèves)

« Avant Scholarium, nos registres étaient sur papier, avec des oublis. Lors de l’inspection, l’IEN a pointé des incohérences. Nous avons adopté Scholarium. Inspection de contrôle 6 mois après : aucune remarque, conformité totale. » — Jean, Enseignant-Directeur

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Conclusion : Anticipez pour Réussir

L’inspection IEN est un moment stressant, mais une bonne préparation garantit une inspection positive.

Les clés du succès :

1. ✅ Registres légaux toujours à jour
2. ✅ Progressions pédagogiques documentées
3. ✅ Suivi individuel des élèves
4. ✅ Enseignants qualifiés
5. ✅ Documents administratifs complets
6. ✅ Sérénité et professionnalisme le jour J

Scholarium vous aide à respecter tous ces critères automatiquement.

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Pour aller plus loin :

• 📖 Guide Complet de la Gestion d’une École Hors Contrat : réglementation, inspections, outils
• 🎨 Pédagogies Alternatives et Outils Numériques : concilier liberté et conformité
• 🏫 10 Erreurs à Éviter lors de la Création d’une École : conseils de démarrage