ONDE vs Solutions Privées : Guide Comparatif 2025 pour Écoles Hors Contrat

Si vous dirigez une école hors contrat et cherchez un logiciel de gestion, vous avez peut-être entendu parler d’ONDE (Outil Numérique pour la Direction d’École). Mais ONDE est-il adapté aux écoles hors contrat ? La réponse courte : non. Explications et alternatives dans ce guide complet.

Qu’est-ce qu’ONDE ?

ONDE est le logiciel officiel de l’Éducation Nationale française pour la gestion administrative des écoles publiques et privées sous contrat. Déployé progressivement depuis 2017, il remplace les anciens systèmes BE1D (Base Élèves 1er Degré) et SCONET.

Les Fonctionnalités d’ONDE

ONDE permet aux directeurs d’école publique de :

• Gérer les élèves : inscriptions, radiations, passages de classe
• Suivre les présences : absences, retards
• Communiquer avec l’IEN : transmission des effectifs, des statistiques
• Éditer des documents : certificats de scolarité, attestations
• Gérer les admissions : affectation des élèves selon la carte scolaire

Pourquoi ONDE a été Créé ?

ONDE répond aux besoins de l’Éducation Nationale :

• Harmoniser : un seul outil pour toutes les écoles publiques
• Simplifier : remplacer les multiples outils disparates
• Centraliser : piloter les effectifs au niveau académique et national
• Conformité : respecter le cadre réglementaire du ministère

ONDE et les Écoles Hors Contrat : Une Incompatibilité

ONDE n’est Pas Accessible aux Écoles Hors Contrat

Raison légale : ONDE est réservé aux écoles publiques et privées sous contrat (qui ont signé un contrat d’association avec l’État).

Les écoles hors contrat (indépendantes, sans financement public) n’ont pas accès à ONDE. Point final.

Pourquoi Cette Limitation ?

ONDE est intimement lié au système de l’Éducation Nationale :

• Remontées statistiques : ONDE transmet automatiquement les données au Rectorat
• Affectations réglementées : ONDE gère la carte scolaire (secteur géographique)
• Financement public : ONDE calcule les dotations horaires pour les écoles sous contrat
• Contrôle centralisé : le ministère pilote les effectifs et les flux d’élèves

Les écoles hors contrat, autonomes et indépendantes, ne font pas partie de ce système centralisé. Elles n’ont ni besoin ni accès à ONDE.

Et les Écoles Privées Sous Contrat ?

Les écoles privées sous contrat peuvent utiliser ONDE, mais beaucoup préfèrent des solutions privées car ONDE :

• Ne gère pas la facturation (frais de scolarité, cantine, périscolaire)
• N’inclut pas la comptabilité (suivi des paiements, relances, exports comptables)
• Offre peu de communication parents (pas de portail parents complet)
• Est rigide : fonctionnalités imposées, pas de personnalisation

Résultat : même les écoles sous contrat complètent souvent ONDE avec un logiciel privé pour la gestion financière et la communication.

Les Besoins Spécifiques des Écoles Hors Contrat

Les écoles hors contrat ont des besoins différents des écoles publiques. ONDE ne pourrait pas les satisfaire, même s’il était accessible.

Gestion Financière Complète

Enjeu majeur : Les écoles hors contrat vivent entièrement de leurs frais de scolarité (pas de subventions publiques).

Besoins :

• Facturation automatique : mensualités, trimestres, annualités
• Suivi des paiements : qui a payé, qui est en retard, relances automatiques
• Prélèvements bancaires : intégration SEPA pour automatiser les encaissements
• Exports comptables : pour l’expert-comptable (FEC, journaux, grand livre)
• Tableau de bord financier : trésorerie, impayés, prévisions

ONDE ne propose rien de tout cela. C’est normal : les écoles publiques ne facturent pas (école gratuite) et les écoles sous contrat utilisent d’autres outils.

Communication Parents Renforcée

Les familles qui paient des frais de scolarité élevés attendent :

• Transparence : accès en temps réel aux informations (présences, événements, bulletins)
• Réactivité : réponses rapides aux questions
• Personnalisation : suivi individualisé de leur enfant

Besoins :

• Portail parents : accès sécurisé en ligne
• Notifications automatiques : absences, factures, événements
• Messagerie intégrée : échanges enseignants-parents
• Partage de documents : bulletins, photos, autorisations

ONDE offre des fonctionnalités basiques, insuffisantes pour les attentes des familles d’écoles hors contrat.

Conformité Réglementaire Spécifique

Les écoles hors contrat doivent prouver leur conformité lors des inspections :

• Registres légaux : élèves inscrits, appel, personnel
• Progressions pédagogiques : suivi individualisé des apprentissages
• Exports pour inspections : données facilement exportables

ONDE est conçu pour les inspections de l’Éducation Nationale (IEN), pas pour les inspections spécifiques aux écoles hors contrat.

Flexibilité et Personnalisation

Chaque école hors contrat est unique (pédagogie, organisation, valeurs).

Besoins :

• Adaptation : paramétrage selon votre fonctionnement
• Évolutivité : ajout de fonctions selon vos besoins
• Pas de carcan : liberté de choisir ce qui vous convient

ONDE est standardisé et rigide (un seul outil pour 50 000 écoles publiques). Impossible de le personnaliser.

Les Alternatives Privées : Comparatif

Plusieurs solutions logicielles existent pour les écoles hors contrat. Voici un comparatif objectif.

Les Critères de Comparaison

Critère	Importance	Explications
Gestion des élèves	⭐⭐⭐⭐⭐	Inscriptions, dossiers, présences, bulletins
Gestion financière	⭐⭐⭐⭐⭐	Facturation, paiements, relances, comptabilité
Communication parents	⭐⭐⭐⭐	Portail parents, messagerie, notifications
Conformité réglementaire	⭐⭐⭐⭐⭐	Registres légaux, exports inspections
Facilité d’utilisation	⭐⭐⭐⭐	Interface intuitive, prise en main rapide
Support et accompagnement	⭐⭐⭐⭐	Disponibilité, réactivité, formation
Tarification	⭐⭐⭐	Coût mensuel, rapport qualité/prix
Sécurité des données (RGPD)	⭐⭐⭐⭐⭐	Hébergement France, chiffrement, conformité

Panorama des Solutions

1. Scholarium (Notre solution)

Points forts :

• ✅ Conçu pour les écoles hors contrat : toutes les fonctions essentielles
• ✅ Gestion financière complète : facturation, prélèvements, relances, exports
• ✅ Portail parents : accès temps réel, messagerie, notifications
• ✅ Conformité RGPD : hébergement OVH France, sécurité maximale
• ✅ Simplicité : interface intuitive, formation offerte
• ✅ Support humain : équipe française joignable par téléphone

Points faibles :

• ⚠️ Jeune solution (lancée en 2024) : moins de références que certains concurrents

Tarifs : à partir de 49 €/mois (jusqu’à 30 élèves) | Voir nos tarifs

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2. EcoleDirecte (Aplim)

Points forts :

• ✅ Référence historique (utilisé par des milliers d’écoles)
• ✅ Fonctionnalités très complètes (gestion, notes, emploi du temps)
• ✅ Portail parents et élèves développé

Points faibles :

• ⚠️ Interface vieillissante, peu ergonomique
• ⚠️ Conçu pour les collèges/lycées sous contrat (moins adapté primaire hors contrat)
• ⚠️ Gestion financière basique (facturation peu flexible)

Tarifs : environ 4-6 €/élève/an (facturation annuelle)

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3. Charlemagne (Statim)

Points forts :

• ✅ Solution complète pour établissements privés
• ✅ Modules nombreux (notes, emplois du temps, absences, comptabilité)
• ✅ Expérience de longue date

Points faibles :

• ⚠️ Complexité : courbe d’apprentissage longue
• ⚠️ Coût élevé (licence + maintenance annuelle)
• ⚠️ Interface peu moderne

Tarifs : licence unique + maintenance annuelle (plusieurs milliers d’euros)

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4. Eduka (Kosmos)

Points forts :

• ✅ Moderne et ergonomique
• ✅ Cloud (accessible partout)
• ✅ Modules modulaires (ne payez que ce que vous utilisez)

Points faibles :

• ⚠️ Plutôt orienté collèges/lycées
• ⚠️ Gestion financière à compléter
• ⚠️ Coût qui augmente vite avec les modules

Tarifs : variable selon modules (comptez 3-8 €/élève/an)

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5. Les Tableurs (Excel, Google Sheets)

Points forts :

• ✅ Gratuit
• ✅ Très flexible
• ✅ Maîtrise totale

Points faibles :

• ⚠️ Chronophage : tout créer manuellement
• ⚠️ Erreurs fréquentes (formules cassées, doublons)
• ⚠️ Pas de conformité RGPD (données sur votre PC ou Google)
• ⚠️ Pas de portail parents
• ⚠️ Pas de facturation automatique

Tarifs : 0 € (mais coût en temps = 15-20h/semaine)

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Tableau Comparatif Synthétique

Fonctionnalité	Scholarium	EcoleDirecte	Charlemagne	Eduka	Tableurs
Gestion élèves	✅	✅	✅	✅	⚠️
Gestion financière	✅✅✅	⚠️	✅✅	⚠️	⚠️
Portail parents	✅	✅	⚠️	✅	❌
Conformité RGPD	✅✅✅	✅	✅	✅	❌
Facilité	✅✅✅	⚠️	⚠️	✅	❌
Support	✅✅	⚠️	⚠️	✅	❌
Prix	💶	💶	💶💶💶	💶💶	Gratuit
Adapté hors contrat	✅✅✅	⚠️	⚠️	⚠️	⚠️

Légende : ✅✅✅ Excellent | ✅✅ Très bon | ✅ Bon | ⚠️ Limité | ❌ Absent

Pourquoi Choisir Scholarium ?

Nous avons créé Scholarium après avoir constaté que aucune solution n’était vraiment adaptée aux écoles hors contrat :

• Trop complexe
• Trop cher
• Ou trop limitée

Notre Différence

1. Conçu POUR les écoles hors contrat

Nous connaissons vos défis :

• Financement par frais de scolarité → facturation complète
• Inspections spécifiques → registres légaux automatiques
• Familles exigeantes → portail parents complet
• Budget limité → tarifs abordables

2. Tout-en-Un

Un seul logiciel pour :

• Gestion des élèves (dossiers, présences, bulletins)
• Gestion financière (facturation, paiements, comptabilité)
• Communication (portail parents, messagerie, notifications)
• Conformité (registres, exports, RGPD)

Résultat : Vous gagnez 10 à 15 heures par semaine sur les tâches administratives.

3. Simple et Intuitif

Nous refusons la complexité :

• Interface claire et moderne
• Formation offerte (visioconférence)
• Prise en main en 30 minutes
• Support humain joignable

4. Conformité RGPD Totale

Les données de vos élèves et familles sont précieuses :

• Hébergement OVH France : serveurs français (pas de Cloud américain)
• Chiffrement : données sensibles sécurisées
• Conformité RGPD : registre des traitements, DPO disponible
• Transparence : vous savez où sont vos données

5. Tarifs Transparents et Abordables

Pas de frais cachés :

• 49 €/mois (jusqu’à 30 élèves)
• 79 €/mois (31-60 élèves)
• 119 €/mois (61-100 élèves)
• Sur devis (>100 élèves)

Sans engagement : résiliation à tout moment.

Voir nos tarifs détaillés

6. Support Humain

Pas de chatbot, pas de FAQ interminable :

• Email : réponse sous 24h (jours ouvrés)
• Téléphone : ligne directe (horaires scolaires)
• Formation : visioconférence de prise en main offerte
• Écoute : nous améliorons le logiciel selon vos retours

Retours d’Expérience d’Écoles Clientes

École Montessori de Paris (60 élèves)

« Avant Scholarium, nous utilisions Excel pour tout. C’était ingérable : erreurs de facturation, relances oubliées, parents qui nous appelaient sans cesse. Depuis 6 mois avec Scholarium, nous avons gagné 15h/semaine et zéro erreur de facturation. » — Marie, Directrice

École Steiner de Lyon (45 élèves)

« Nous cherchions une solution simple et respectueuse de nos valeurs. Scholarium coche toutes les cases : hébergement français, interface épurée, support humain. Nos familles adorent le portail parents. » — Sophie, Secrétaire

École Freinet de Toulouse (30 élèves)

« Le rapport qualité/prix est imbattable. 49 €/mois pour gérer toute notre école, c’est le coût de 2 repas au restaurant. Et le gain de temps est énorme. » — Jean, Enseignant-Directeur

Comment Migrer de Votre Solution Actuelle ?

Vous utilisez actuellement Excel, un autre logiciel, ou rien du tout ? Pas d’inquiétude, la migration est simple.

Étape 1 : Audit de Vos Besoins

Nous échangeons avec vous (visio ou téléphone) pour :

• Comprendre votre fonctionnement actuel
• Identifier vos priorités
• Vérifier que Scholarium répond à vos besoins

Durée : 30 minutes | Gratuit

Étape 2 : Configuration Personnalisée

Nous paramétrons Scholarium selon votre école :

• Import de vos données (élèves, familles, tarifs)
• Configuration des modèles (factures, bulletins, etc.)
• Personnalisation (logo, couleurs, etc.)

Durée : 1 à 3 jours | Inclus

Étape 3 : Formation de l’Équipe

Visioconférence de formation pour :

• Découvrir les fonctionnalités principales
• Pratiquer sur des cas réels
• Poser toutes vos questions

Durée : 1h | Inclus

Étape 4 : Accompagnement au Démarrage

Pendant les 30 premiers jours :

• Support prioritaire (réponse sous 4h)
• Aide à la prise en main
• Ajustements si nécessaire

Inclus

Étape 5 : Utilisation Autonome

Vous utilisez Scholarium en autonomie, avec notre support disponible si besoin.

Temps total de migration : 1 à 2 semaines

FAQ : Vos Questions, Nos Réponses

ONDE est gratuit, pourquoi payer un logiciel privé ?

ONDE n’est pas accessible aux écoles hors contrat. Et même s’il l’était, il ne propose pas de gestion financière ni de portail parents complet. Un logiciel privé vous fait gagner 10-15h/semaine, ce qui justifie largement l’investissement.

Puis-je utiliser Scholarium si je suis une école sous contrat ?

Oui ! Scholarium convient aussi aux écoles privées sous contrat qui souhaitent une meilleure gestion financière et communication que ce qu’offre ONDE.

Mes données sont-elles en sécurité ?

Absolument. Hébergement OVH France, chiffrement, sauvegardes quotidiennes, conformité RGPD totale. Vos données sont plus sûres que sur Excel ou Google Sheets.

Que se passe-t-il si je veux arrêter Scholarium ?

Vous pouvez résilier à tout moment (sans engagement). Nous vous fournissons un export complet de toutes vos données (format Excel ou PDF).

Combien de temps pour mettre en place Scholarium ?

Entre 1 et 2 semaines (selon la taille de votre école et vos données à importer). La formation prend 1h, la prise en main 30 minutes.

Proposez-vous une démo ou un essai gratuit ?

Oui ! Nous offrons une démo personnalisée (visio) et 30 jours d’essai gratuit (sans engagement). Demandez une démo.

Conclusion : ONDE ≠ Écoles Hors Contrat

ONDE n’est ni accessible ni adapté aux écoles hors contrat. Vous avez besoin d’une solution privée qui :

• Gère la facturation et les paiements
• Offre un portail parents complet
• Respecte votre autonomie et vos valeurs
• Vous fait gagner du temps

Scholarium est la solution tout-en-un conçue pour les écoles hors contrat françaises. Simple, abordable, sécurisée, avec un support humain.

Plus de 50 écoles nous font confiance. Pourquoi pas la vôtre ?

Prêt à simplifier votre gestion ? Demandez une démo gratuite | Voir nos tarifs | Essai 30 jours gratuit

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